Jak zajistit kancelář a zaměstnance před koronavirem?

I přestože koronavirus stále představuje reálné nebezpečí, stále více kanceláří a pracovišť se rozhoduje pro odstoupení od plnění úkolů v rámci home office a návrat k normálnímu pracovnímu režimu. Během všeobecného uvolnění však nesmíme zapomínat, že pandemie stále trvá a nedodržování doporučení Světové zdravotnické organizace a hygienických předpisů může vést k nákazám mezi zaměstnanci a celé pracoviště může být umístěno do karantény.

Ruce plné práce

I přesto, že v 21. století existuje mnoho způsobů práce na dálku a každý rok přibývá povolání, která lze úspěšně vykonávat bez pohybu před domácím počítačovým obrazovkou, návrat do kanceláře často znamená efektivnější výměnu informací a koordinaci úkolů, zejména v podnicích, které dosud neměly zkušenosti s provozem v rozptýlení. Setkání v konferenčních místnostech a každodenní briefy však nesou nejen výhody, ale také riziko šíření viru COVID-19 mezi účastníky. Správné zabezpečení pracovního prostoru proti takové možnosti není jednoduché a vyžaduje vážné přístupu, ale každé úsilí stojí za dosažení požadovaného efektu - zajištění nejvyšší úrovně hygieny a tím i zabránění dalšímu šíření této choroby, která zuří po celém světě. Jak toho dosáhnout? Zde je několik nejdůležitějších věcí, na které je třeba pamatovat.

1. Určené místo pro dezinfekci rukou

Mezi nejjednodušší a nejúčinnější způsoby, jak se vyhnout nákaze koronavirem, patří pečlivá hygiena rukou. Doporučené alkoholové dezinfekční přípravky obsahující minimálně 60% ethanolu mají prokázané virucidní účinky a jsou velmi účinné proti obalovým virům (jako je COVID-19), takže jejich přítomnost v kanceláři má skutečně významný vliv na zdraví lidí, kteří v ní každý den pracují. Stačí však nejen pořídit jednu lahvičku dezinfekčního prostředku a spoléhat se na to, že zaměstnanci nebo návštěvníci si na něj vzpomenou a použijí ho.

Dispenser s dezinfekčním prostředkem pro ruce by měl být perfektně viditelný a měl by být umístěn v společném prostoru nebo před vstupem do místnosti, kde jsou pracovní stanice. Aby nikdo nezmeškal příležitost použít dispenser, je dobré jej umístit - nebo alespoň informovat o něm a nutnosti jej použít - v oční výšce. A i když v některých budovách může být toto obtížné kvůli otevřenému uspořádání místností nebo nemožnosti připevnění dezinfekčního dispenseru přímo na zeď, existují řešení, která umožňují tento typ problémů obejít.

Dobře se osvědčí například nástěnné dávkovače dezinfekčních prostředků. Umístěné přímo na stolcích nebo umístěné na povrchu jiných nábytků poblíž vstupních dveří, nevyžadují instalaci a snadno se přenášejí, ale pokud se nezajistí jejich správné označení, mohou být přehlédnuty. Kromě toho většina těchto dávkovačů je ovládána přímo rukou, což výrazně snižuje úroveň hygieny přímo kolem místa pro dezinfekci rukou. Nejlepší výsledek lze dosáhnout použitím profesionálních automatických volně stojících dávkovačů, které využívají pohybové senzory pro bezdotykové rozprašování dezinfekčního prostředku ve formě mlhy. Tato forma dávkování nejen snižuje riziko přenosu bakterií a virů na povrch těla, ale také umožňuje vyhnout se zbytečnému nepořádku díky tomu, že tyto dávkovače nebudou kapat a špinit pracovní plochy, na kterých budou umístěny.

Alternativou, která přináší ještě více výhod, je využívání specializovaných stojanů na dávkovače dezinfekčního prostředku. Vybavené odpovídajícími zatíženými základnami a přizpůsobené pro mnoho modelů loketních a bezdotykových dávkovačů, jsou skvěle viditelné a vybavené informačními tabulemi, na kterých lze umístit loga společnosti (v případě umístění dezinfekční stanice v obecně přístupné části kanceláře) nebo instrukce pro mytí rukou nebo jiné užitečné informace (pokud budou tyto stojany na dávkovače umístěny například v prostoru skladu). Tento typ dezinfekčních stanic se skvěle osvědčuje na místech s vysokým provozem a je elegantním a odolným řešením pro intenzivní používání, všestranným a zaručujícím nejvyšší úroveň hygieny.

2. Vzdálenost mezi pracovními stanicemi a sociální distancování

Udržování dostatečné vzdálenosti od ostatních lidí, zejména v malých kancelářích a místech s vysokým počtem zaměstnanců, je stejně důležité jako dodržování hygieny rukou. COVID-19, stejně jako mnoho dalších virů a bakterií, se šíří kapénkovou cestou, což znamená, že každý kýchnutí nebo kašel nakažené osoby uvolňuje malé kapénky tekutin. Tyto kapénky se volně šíří vzduchem a nesou s sebou virus, který se může při dýchání dostat do plic zdravých lidí, kteří jsou příliš blízko. Je třeba si uvědomit, že riziko vdechnutí těchto částic do našeho těla existuje dokonce i při běžné konverzaci, proto je důležité dbát na to, aby mezi lidmi v pracovním prostředí byla neustále udržována dostatečná vzdálenost.

V současné době Světová zdravotnická organizace doporučuje udržovat minimální vzdálenost jednoho metru - a je to dobrá praxe, které by se mělo dodržovat v prostorách přístupných zaměstnancům - nicméně, pokud jde přímo o pracovní místa, v Polsku platí navíc nařízení Rady ministrů ze dne 2. května 2020 o stanovení určitých omezení, příkazů a zákazů v souvislosti s výskytem epidemie. Podle jeho obsahu, je povinností zaměstnavatele zajistit vzdálenost jednoho a půl metru mezi jednotlivými pracovními místy, nebo, pokud to není možné, osobní ochranné pomůcky (jako jsou roušky a rukavice). Jak se vyhnout takovým zbytečným nákladům a zároveň zajistit vysokou úroveň hygieny v kancelářském prostoru?

Přestěhování je bohužel nejjednodušším a nejvýhodnějším krokem. Pokud však není možné, stále lze zvýšit vzdálenost mezi pracujícími v jednom místě tím, že vypneme část stolů a delegujeme zaměstnance, kteří je používají, na práci na dálku. Důležité je, aby byla vyloučená pracovní místa správně označena, například pomocí červené pásky nalepené ve tvaru písmene "x" na pracovní desce, a kolem nich nalepit na podlaze "ochranné zóny", díky nimž bude každý, kdo se bude chtít poradit se svým kolegou nebo kolegyní, vědět, kde se zastavit, aby se vyhnul šíření virů a bakterií na povrch klávesnice, myši a dalších zařízení, která používá druhá osoba.

Při přípravě naše pracovní místa pro boj s koronavirem však nesmíme soustředit pouze na stoly v hlavních místnostech a zapomenout na zabezpečení dalších prostorů v kanceláři, které jsou přístupné pro všechny zaměstnance. Udržování správné vzdálenosti během rozhovoru je důležité po celou dobu, nejen při sezení u svého pracovního místa, a malé konferenční místnosti a firemní kuchyně, kde se často shromažďují velké skupiny lidí, jsou často opomíjeny a nedostávají dostatečnou pozornost při přípravě firmy na epidemii. Nicméně, aby se zvýšila jejich bezpečnost, většinou stačí odstranit polovinu židlí (nebo, stejně jako u stolů, označit páskou každé druhé místo k sezení) a zvýšit vzdálenost mezi osobami, které je využívají, a také vyznačit na podlaze v odpovídajících odstupech místa pro stání ve frontě u mikrovlnné trouby nebo kávovaru. Nápadem, který stojí za zvážení, pokud je to možné, je vytvoření jednosměrných chodeb, díky nimž zaměstnanci nebudou muset snižovat vzdálenost mezi sebou ani v úzkých průchodech.

3. Přísná hygiena rukou a pracovního místa

Příprava stanice pro dezinfekci ruk vybavené alkoholovými čistícími přípravky (nebo také poskytnutí zaměstnancům jednorázových rukavic) je povinná, ale velmi často se na dezinfekci kůže pamatuje pouze při příchodu do práce a odchodu z ní. Studie zveřejněné v časopise Journal of Occupational and Environmental Hygiene však dokazují, že v kancelářském prostředí se při plnění různých úkolů dotýkáme svou tváří rukama téměř 16krát za hodinu. To znamená, že i když zaměstnanci po vstupu do firmy použijí dezinfekční prostředek a většinu času stráví u svých stolů, mohou přenášet vir COVID-19 na svých rukách do jiných míst - například do společného WC. Lze snížit riziko takového šíření nemoci?

Především je důležité věnovat pozornost lidskému faktoru a propagovat mezi zaměstnanci v kanceláři časté a důkladné mytí rukou a udržování pořádku na pracovním místě. Umístění infografiky s instrukcí pro správné mytí rukou na vhodných místech (vedle dezinfekčního prostředku u vchodu, v firemní kuchyni a u umyvadel v toaletách) pomůže udržovat nejvyšší úroveň hygieny při používání společných prostor, zatímco malé, praktické láhve s dezinfekčním přípravkem umístěné na stolech podnítí zaměstnance k pravidelnějšímu dezinfikování rukou a poskytnou pocit pohodlí a bezpečí. Pracovní stoly, které jsou zbaveny příliš mnoha různých dokumentů, propisek a dalších zbytečných prvků, umožní rychlé, důkladné a časté čištění pomocí profesionálních čistících prostředků, což výrazně usnadní udržování hygienické úrovně a sníží riziko nákazy během každodenní práce.

Pamatujme také, že i malé změny mohou pozitivně ovlivnit celkovou úroveň čistoty na pracovišti. Koupě běžných dispenzérů do firemních koupelen a kuchyní není spojena s většími náklady, ale umožňuje se zbavit větší skupiny virů a bakterií při mytí rukou. Častější utírání stolů a úklid pomocí vhodných detergentů v sociálních prostorách a veřejných prostorách eliminuje místa, kde by měl koronavirus šanci přenést se na ruce neopatrných zaměstnanců. A i když by optimálním řešením bylo provádět takovou dezinfekci třikrát denně - před začátkem práce, během ní a poté, co všichni zaměstnanci opustí kancelář - jakékoliv zvýšení četnosti čištění celého pracoviště výrazně snižuje riziko vlny nákazy pro firmu.

Bezpečnost především

Pandemie viru COVID-19, podle údajů WHO na polovinu července 2020, zabila po celém světě již téměř 600 tisíc lidí - a bohužel nic nenasvědčuje tomu, že by v nejbližší době měla zmizet z našeho života. Díky rychlé reakci mnoha vlád se podařilo uniknout lavinovému nárůstu nakažení, nicméně mnohá omezení nařízení silně zasáhla mnoho odvětví. Není se čeho stydět, činnost firem v době celosvětové karantény je mimořádně obtížná, nicméně veškerá dodatečná opatření a péče o vysokou úroveň hygieny na pracovišti jsou nezbytné a plně ospravedlněné. Příkladem může být situace, ke které došlo v polském Kępnu. V jedné z tamějších továren na nábytek vzniklo ohnisko koronaviru, jehož obětí padlo až 297 z 966 zaměstnanců. Naštěstí většina nakažených prodělala nemoc bez příznaků, ale tento případ skvěle ilustruje, jak rychle se COVID-19 dokáže šířit a jak silně jeho výskyt může ovlivnit činnost podniku.

Nejbezpečnější formou vedení firmy je stále omezování mezilidských kontaktů. Optimálně - ve formě práce na dálku, kdykoliv je to možné. Naštěstí existuje mnoho programů a služeb (včetně těch zdarma), které usnadňují komunikaci a spolupráci mezi zaměstnanci. Mezi ně patří například komunikační aplikace jako Skype, Slack a specializovaný na video konference Zoom, usnadňující vytváření a sdílení dokumentů Google Disk, a také umožňující rychlé stahování velkých souborů Dropbox. Existuje mnoho způsobů, jak efektivně organizovat práci v rámci home office a opravdu stojí za to podrobně se zabývat tímto tématem, ale pokud toto řešení není pro nás zcela uspokojivé a stále bychom chtěli, aby zaměstnanci mohli být přímo v kanceláři, ale cítit se zároveň bezpečně, stojí za to zvážit zavedení směnného režimu práce, kdy polovina zaměstnanců firmy pracuje na svých běžných pracovních místech, zatímco druhá část zůstává doma a plní své úkoly online. Po dvou týdnech může dojít k výměně, při které se zaměstnanci "kancelářští" budou zabývat plněním povinností z bezpečného ústraní domova, zatímco "domácí" budou mít příležitost vrátit se ke svým stolům.

Toto je způsob, jak zajistit, že i v nejhorším případě bude na karanténu poslána pouze polovina zaměstnanců.

Ryszard Kurek